Palveluun rekisteröityminen
Miten organisaationi voi rekisteröityä palvelun käyttäjäksi?
Rekisteröityminen on helppoa. Klikkaa joko Aloita– tai Kirjaudu sisään -painiketta ja seuraa ohjeita.
Miten voin yksityishenkilönä rekisteröityä palveluun?
Rekisteröityminen on helppoa. Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu sisään -nappulaa sekä sieltä aukeavaa uutta Kirjaudu sisään -nappulaa ja seuraa ohjeita.
Vaihtoehtoisesti organisaatio, jolle olet tekemässä tietopyyntöä, voi antaa sinulle rekisteröintikoodin, jonka avulla pääset palveluun.
Tehdäksesi tietopyyntöjä tietylle organisaatiolle sinun tulee saada heiltä joko rekisteröintikoodi tai suora linkki palveluun/palvelutunnus, jonka perusteella pyyntösi ohjautuu oikealle organisaatiolle.
Palvelun käyttö
Onko palvelu maksullinen
Yrityskäyttäjä voi lähettää salattuja sähköpostiviestejä ja tiedostoja ilmaiseksi. Saat myös käyttöösi kaksi ilmaista vahvasti tunnistettua viestiä tai tietopyyntöä, jotka ovat voimassa viikon ajan palveluun rekisteröitymisestä.
Yksityishenkilöille eli rekisteröidyn roolissa asioiville palvelu on ilmainen. Yksityishenkilö voi jättää yritykselle GDPR-henkilötietopyyntöjä.
Ostetaanko palveluun jäsenyys? Veloitatteko kuukausimaksuja?
Tietosi.fi ei ole jatkuva tilaus, joka veloittaisi asiakkailtaan kuukausittaisia tilausmaksuja. Ostat tilillesi saldoa tarpeidesi mukaan ja maksat vain silloin, kun haluat lisää saldoa. Voit aina ostaa joko saman, pienemmän tai isomman palvelupaketin kuin edellisellä kerralla. Lataamasi saldo on voimassa aina vuodeksi eteenpäin.
Miten palvelun käyttöönottoon tulee valmistautua?
Ei mitenkään. Tietosi.fi on valmisratkaisu, jota voit alkaa käyttää vaikka heti – ilman erillisiä hankintoja, esivalmisteluita tai integraatiota organisaation tietojärjestelmiin.
Käyttöönoton yhteydessä rekisterinpitäjä hyväksyy käyttöehdot, lisää yhteystietonsa ja ostaa itselleen sopivan tuotepaketin.
Mitä jos tietopyyntöjä tuleekin ennakoitua enemmän?
Voit helposti ostaa lisää saldoa tilillesi muuttuvien tarpeidesi mukaan. Voit aina ostaa joko saman, pienemmän tai isomman palvelupaketin kuin edellisellä kerralla.
Millaisia tiedostomuotoja palvelussa voi käyttää? Minkäkokoisia tiedostoja voi välittää?
Palvelussa voi välittää yleisimpiä tiedostomuotoja, kuten PDF, Word, Excel ja CSV. Välitettävän tiedoston maksimikoko on 10 megatavua.
Miten henkilötietoja sisältävät tiedostot ladataan palveluun?
Tiedostot ladataan palveluun samoin kuin muissakin verkkopalveluissa eli valitsemalla liitettävä tiedosto käyttäjän tietokoneelta. Tietopyynnön tekijä voi ladata tiedon omalle koneelleen yhtä kätevästi latauslinkkiä klikkaamalla.
Mistä tiedän, olenko saanut viestin Tietosi.fi-palveluun?
Palvelu lähettää käyttäjälle heräteviestin käyttäjän ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.
Yleisiä kysymyksiä
Mitä tietopyyntöjä voin käsitellä palvelun avulla?
Palvelun avulla voit hoitaa tyypillisimmät EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvät pyynnöt, kuten tietopyynnöt, unohduspyynnöt ja oikaisupyynnöt.
Lisäksi palvelua voi käyttää tiedostojen siirtämiseksi järjestelmästä toiseen, esimerkiksi mahdollistamaan rekisteröidyn oikeuden siirtää henkilötietonsa yhdeltä rekisterinpitäjältä toiselle.
Miten organisaation asiakas ohjataan käyttämään palvelua?
Organisaatio voi halutessaan laittaa linkin Tietosi.fi-palveluun suoraan omille verkkosivuilleen. Linkki voidaan myös jättää julkaisematta ja sen sijaan antaa linkki rekisteröidylle organisaation valitsemissa kanavissa, esim. puhelimitse, sähköpostitse tai kasvotusten.
Linkin yhteydessä rekisteröidylle tulee antaa joko kyseistä tietopyyntöä koskeva rekisteröintikoodi tai yrityksen palvelutunnus, jotta tietopyyntö kohdistuu oikealle organisaatiolle.
Mistä organisaatio tietää, että tietopyynnön esittäjä on se, joka hän sanoo olevansa?
Vain tunnistettu henkilö voi käyttää palvelua. Lähtökohtaisesti käytetään vahvaa tunnistamista pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Organisaatio voi halutessaan tunnistaa asiakkaan muulla tavoin ja luoda tälle henkilökohtaisen rekisteröintikoodin organisaation kanssa asiointia varten. Vahvan tunnistamisen merkitys korostuu erityisesti erityisesti silloin, kun kyse on arkaluontoisesta tiedosta tai unohduspyynnöstä, jonka seurauksena kaikki tiedot rekisteröidystä tulee poistaa.
Miten takaan lähettämäni tiedon tietoturvallisuuden?
Tietosi.fi tarjoaa suojatun tiedonvälityskanavan, eikä edes palvelun tarjoaja pääse lukemaan tietoja. Tavallinen sähköposti ja kirjaamaton kirje eivät välttämättä ole turvallisia tiedonvälityskanavia.
Onko palvelu kotimainen?
Kyllä. Olemme vuodesta 2004 toiminut suomalainen yritys ja olemme kehittäneet palvelun Suomessa. Palvelu toimii Suomessa sijaitsevilla palvelimilla.
Miten kauan palvelu säilyttää henkilötietoja?
Tietosuojan takaamiseksi säilytämme henkilötietoja palvelussamme vain rajoitetun ajan. Tietosi.fi on tiedon välityspalvelu, ei tiedon pysyvä tallennuspaikka.
Mitä teen, jos palvelu ei tunnu toimivan, kuten on tarkoitus?
Voit aina ottaa yhteyttä chattiin tai info(at)tietosi.fi -osoitteeseen.
Sen sijaan mahdolliset keskinäiset erimielisyydet tietopyynnön toteuttamisesta tulee palvelua käyttävän rekisterinpitäjän ja tietopyynnön tekijän pyrkiä ratkaisemaan keskenään.
Tarkoittaako Tietosi.fi-palvelu sitä, että organisaatio ulkoistaa asiakastietonsa tai henkilöstötietonsa?
Ei tarkoita. Tietosi.fi on tiedon välityspalvelu, ei tiedon pysyvä tallennuspaikka.
Sopiiko Tietosi.fi-palvelu sekä pienille että suurille yrityksille, sekä julkiselle sektorille että yhdistyksille?
Kyllä sopii. EU:n tietosuoja-asetus koskee lähtökohtaisesti kaikkia henkilötietoja käsitteleviä tahoja – sekä yrityksiä, julkisen sektorin toimijoita että yhdistyksiä.
Palvelu skaalautuu organisaation tarpeiden mukaan ja sen tietoturva on erittäin korkealla tasolla. Tietosi.fi-palvelua voi käyttää täydentävänä palveluna myös sellainen organisaatio, jolla on jo muuten käytössään oma korkean tietoturvan kanava henkilötietopyyntöjen käsittelyyn.
Organisaationi voi hoitaa tietopyynnöt puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse. Miksi käyttäisin Tietosi.fi-palvelua?
Tietopyyntöjen keskittäminen pääsääntöisesti yhteen kanavaan ja yhdelle henkilölle auttaa tuomaan tehokkuutta ja kustannussäästöjä organisaatiolle. Samalla organisaation reaktionopeus tietopyyntöihin saattaa parantua, kun pyynnöt eivät niin helposti jää organisaatioon ”pyörimään”, mikä voi aiheuttaa, ettei rekisteröidylle välttämättä ehditä vastaamaan määräajassa. Lisäksi tietopyynnön tekijän luotettava tunnistaminen sekä henkilötietojen toimittaminen korkeaa tietoturvaa noudattaen on ensiarvoisen tärkeää.
Voinko yksityishenkilönä tehdä yhdellä kertaa tietopyynnön usealle eri organisaatiolle?
Kyllä voit, jos tiedät kyseisten organisaatioiden palvelutunnukset Tietosi.fi-palvelussa.
Pystynkö kokeilemaan Tietosi.fi-palvelua veloituksetta?
Käyttäjätilin luonti käyttäjätunnuksineen ja asetuksineen onnistuu veloituksetta, samoin kuin testipyyntöjen tekeminen.
Myös aitojen tietopyyntöjen tekeminen on rekisteröidylle eli yksityishenkilölle ilmaista. Sen sijaan rekisterinpitäjälle aitojen tietojen käsittely palvelussa on maksullista.
Rekisterinpitäjä voi kuitenkin kokeilla palvelua ilmaiseksi. Saat käyttöösi kaksi ilmaista tietopyyntöä, jotka ovat voimassa viikon ajan palveluun rekisteröitymisestä.
